Jak stworzyć listę gości weselnych?

Dzisiejszy post będzie o liście gości weselnych. Niby prosta, błaha sprawa, jednak przy tworzeniu takiej listy nasuwa się wiele pytań. Zapraszać z dziećmi, czy bez? Robić listę rezerwową? Jak stworzyć taką listę?
O tym dowiecie się już w dzisiejszym poście.

Jak zabrać się za stworzenie listy gości?

Przede wszystkim – lista gości powinna zostać stworzona przez Was zaraz po stworzeniu budżetu ślubnego. Pozwoli Wam to między innymi skonfrontować ilość gości z założoną kwotą którą przeznaczyliście na uroczystość. O tym jak stworzyć taki budżet pisałam tutaj.

Jak stworzyć listę gości? Na początku weźcie kartkę, długopis i oboje wypiszcie wszystkich gości których chcielibyście zaprosić. Następnie skonfrontujcie te dwie listy ze sobą i wykreślcie zdublowane nazwiska Waszych gości. Dajcie jej kilka dni (najlepiej tydzień) i usiądźcie do niej raz jeszcze, może ktoś Wam się przypomni, może zaprosiliście kogoś pod wpływem emocji. Po prostu przejrzyjcie tą listę raz jeszcze.
Jeśli czujecie, że na tą chwilę lista jest gotowa, czas na to abyście wpisali ją do programu w komputerze. Taką listę można dowolnie edytować, kasować nazwiska i dopisywać w odpowiednie miejsce. Niech lista gości będzie zawsze łatwo dostępna.
Jakie narzędzie jest najbardziej przydatne do stworzenia listy gości? Z pewnością exel. Jest tam mnóstwo możliwości, można tworzyć nowe karty dostosowane do potrzeb, a gdy znacie podstawowe regułki, program może zliczyć ile macie zaproszonych gości, ile jeszcze nie potwierdziło obecności, ile osób potrzebuje noclegu, a ile transportu. Jeśli jednak sama myśl o tworzeniu kolejnej tabelki w exelu Cię przeraża, zapisz się do Naszej społeczności! Dzięki temu dostaniesz od Nas idealnie przygotowaną tabelkę, która posłuży Wam na każdym etapie przygotowań, między innymi przy tworzeniu listy gości, przy zamawianiu zaproszeń, a także przy tworzeniu menu weselnego.

Co jeśli nie uda Wam się zaprosić każdego?

Niestety zdarza się i tak, że ilość osób kłóci się z Naszym zamierzonym budżetem, z tego względu liczba gości musi zostać nieco okrojona. Nie zawsze można zaprosić każdego kogo byśmy chcieli, wtedy często musi dojść do naprawdę trudnych wyborów.

Jak więc ograniczyć liczbę gości weselnych?
1. Dać napisanej liście odpocząć. Przyjrzeć się jej jeszcze za jakiś czas, dzięki temu możecie pewne kwestie przemyśleć na chłodno.
2. Odpowiedzcie sobie na pytanie jak dobrze znacie tą osobę? Kiedy ostatni raz mieliście z nią kontakt? Czy w jej obecności czujecie się naprawdę dobrze? Czy nie zapraszacie jej czasem z “obowiązku”?
3. Presja wzajemności – czyli “Oni Nas przecież zaprosili na swój ślub…” Jeśli przy niektórych osobach myślicie w ten sposób i nic więcej Was z nimi nie łączy zadajcie sobie pytanie, czy chcecie mieć takie osoby na własnym ślubie, oraz czy od tamtej pory (ich ślubu) utrzymujecie jakieś kontakty? Jeśli nie i jeśli to było dawno temu to tej presji raczej nie powinniście brać pod uwagę.

Pamiętajcie, że przy organizowaniu uroczystości w stylu “slow” chodzi o to aby zapraszać tylko te osoby przy których czujemy się naprawdę dobrze. Tak żebyście nie czuli presji, ani potrzeby popisywania się i udawania kogoś kim się nie jest. Takie podejście to gwarancja większego luzu podczas tego dnia.

Lista rezerwowa. Czy warto?

Część z Was może się ze mną nie zgodzić, jednak uważam, że w stworzeniu takiej listy nie ma nic złego. Kilka razy sama byłam gościem z listy rezerwowej i jakoś szczególnie mi to nie przeszkadzało. Trzeba mieć świadomość, że taka uroczystość to ogromne koszta, zwłaszcza jeśli chodzi o obiekty weselne. Minimalna ilość gości w salach weselnych często jest nie do obejścia i tak trzeba za nie zapłacić, więc dlaczego nie możemy sobie doprosić gości, których wcześniej i tak mieliśmy na liście, jednak na konkretną liczbę osób nie mogliśmy sobie pozwolić?

Tworząc listę rezerwową należy jednak zwrócić uwagę na kilka spraw.
1. Pamiętajcie aby takie osoby zaprosić odpowiednio wcześniej, dwa miesiące przed ślubem to absolutne minimum! Bardzo niekulturalne jest zapraszanie gości z listy rezerwowej z tygodnia na tydzień! To szczególnie nie wypada.
2. Swoich gości z listy nazwijmy ją “podstawowej” należy zaprosić mniej więcej na 6 miesięcy przed ślubem. W trakcie roznoszenia zaproszeń, część osób potwierdzi Wam swoją obecność, lub stwierdzi, że jednak nie przyjdzie, bo ma już coś zaplanowane np. opłacona wycieczka, operacja.
Wtedy będziecie mogli zajrzeć na spokojnie do listy rezerwowej i zaprosić dodatkowe osoby.
3. Niektórzy goście mogą się obrazić, ponieważ nie lubią być pomijani i użyci w formie “zapychacza”. Dlatego najlepszym wyjściem jest dopraszanie znajomych, którzy będą się dobrze z Wami bawić. Oni często zrozumieją to szybciej niż rodzina, z jasnych przyczyn.

Dzieci na ślubie, coraz częstszy dylemat.

Kolejny kontrowersyjny temat dotyczy dzieci na ślubie. Będziemy jeszcze ten temat rozwijać, jednak z racji tworzenia listy gości warto o tym wspomnieć. Osobiście uważam, że huczne wesele nie jest dla dzieci. Dzieci na ceremonii ślubnej i poprawinach – piękna sprawa! Często nie raz wzruszyłam się patrząc na małe krasnoludki sypiące kwiatkami, lub trzymające welon. Jednak na czas wesela, ktoś powinien się nimi zająć.
Wybierając więc wesele z dziećmi warto jest zwrócić uwagę na to aby się one nie nudziły. Animator, osobny stolik z atrakcjami, bańki mydlane to super sprawa. Warto jest im również zapewnić jakąś ważną rolę – niesienie obrączek, sypanie kwiatków, trzymanie welonu. Dzieci kochają być w centrum uwagi!
Jeśli wybieracie wesele z dziećmi, oczywiście obowiązkiem jest zapisanie ich w zaproszeniu, lub jeszcze lepiej – przekazanie im odrębnego zaproszenia. Warto zaznaczyć jakie będą atrakcje i czy będzie dla nich opieka/animator, to często interesuje rodziców.
Jeśli jednak zdecydowaliście się na wesele bez dzieci pamiętajcie o tym, że nie każdy zrozumie “aluzji” w postaci nie wpisania dzieci na zaproszenie. Czasami warto porozmawiać z rodzicami dzieciaczków i poprosić ich żeby zostawili dzieci bezpieczne w domu, z opieką, jeśli oczywiście mają taką możliwość.
Coraz więcej Par Młodych decyduje się na uroczystości bez dzieci. My jako goście powinniśmy to uszanować, to w końcu ich dzień.

Wirtualna lista gości

Niektóre Pary Młode decydują się na stworzenie wirtualnej listy gości na popularnych portalach ślubnych. Czy jest to dobre wyjście? Jak najbardziej! Należy jednak znaleźć odpowiedni portal z łatwym dostępem (komputer, aplikacja w telefonie) i możliwością dalszego planowania uroczystości. Wtedy taka lista gości faktycznie ma sens, ponieważ zaglądamy do niej dość często i planujemy dalsze działania związane z organizacją ślubu i wesela.

Wbrew pozorom tworzenie listy gości to nie taka łatwa sprawa. Warto jest więc do niej rzetelnie przysiąść, stworzyć ją i działać dalej od czasu do czasu do niej zaglądając. W trakcie organizacji wiele może się wydarzyć, warto jest taką listę mieć pod ręką.

Dalsze kroki

Dlaczego takie kroki jak stworzenie listy gości powinniśmy podjąć jeszcze przed wyborem sali weselnej?
Ponieważ menadżer sali weselnej na “dzień dobry” zapyta Was o liczbę osób. Dzięki stworzonej liście gości będziecie mogli wyselekcjonować na początku sale weselne które są zbyt duże, lub zbyt małe na zorganizowanie Waszego wymarzonego dnia. Natomiast posiadając listę gości w formie exela, który będzie dostępny z każdego urządzenia, możemy również na bieżąco odpowiedzieć menadżerowi sali ile jest na liście dzieci, a ile dorosłych. Ale o tym dowiecie się już we wtorek na Naszej facebookowej Ślubnej Pobudce ⏰.

Dołącz do Naszej Ślubnej Społeczności

Jeśli jeszcze tam nie jesteś, zapraszam Cię bardzo serdecznie do dołączenia do Naszej małej ślubnej społeczności. Dostaniecie od Nas masę potrzebnych materiałów, informację o premierowych odcinkach Ślubnej Pobudki, oraz przetestowane przeze mnie narzędzia które ułatwią Wam organizację Waszej wymarzonej uroczystości samodzielnie 🙂
Dziś tym narzędziem jest właśnie wzór listy gości weselnych do wypełnienia.

Życzę Wam wszystkim powodzenia w przygotowaniach do tego najpiękniejszego dnia w swoim życiu!
Małgosia – Wedding Planner.